Hinweise zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsverfahren nach Art. 13 und Art. 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

1. Zwecke der Datenverarbeitung und Herkunft Ihrer Daten 

Wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Tätigkeit in der Stiftung Berufliche Bildung (auch SBB genannt) und in den Unternehmen der SBB-Gruppe. Im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die Sie uns mit Ihrer Bewerbung (z. B. per Post, E‑Mail oder über ein Online‑Portal) zur Verfügung stellen, um Ihre Eignung für die jeweils angestrebte Stelle zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Ohne die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten können wir Ihre Bewerbung leider nicht bearbeiten. Dies gilt gleichermaßen für Bewerbungen auf konkret ausgeschriebene Stellen und für Initiativbewerbungen. 

In Einzelfällen verarbeiten wir personenbezogene Daten über Sie auch dann, wenn diese nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben wurden (Art. 14 DSGVO). Dies betrifft insbesondere Fälle, in denen uns Bewerberdaten von Dritten übermittelt werden, etwa von Personalvermittlungen, der Bundesagentur für Arbeit oder sonstigen Stellen, die Sie in Ihrem Bewerbungsprozess unterstützen. In diesen Fällen verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten (z.B. Name, Kontaktdaten),
• Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikations und Weiterbildungsnachweise),
• Kommunikationsdaten im Bewerbungsprozess,
• Gesprächs und Interviewnotizen,
• Angaben zu Einsatzwünschen, Verfügbarkeit und Qualifikationsprofilen. 

Soweit wir personenbezogene Daten nicht unmittelbar bei Ihnen selbst erheben, sondern von Dritten erhalten, erfolgt die Verarbeitung zu denselben Zwecken und auf denselben Rechtsgrundlagen wie in diesen Datenschutzhinweisen beschrieben. Die Empfänger, Speicherdauern sowie Ihre Rechte und Beschwerdemöglichkeiten entsprechen ebenfalls den nachfolgend dargestellten Regelungen. Neben der Prüfung Ihrer Bewerbung für die jeweilige Stelle können wir – nur sofern Sie hierin zuvor ausdrücklich eingewilligt haben – Ihre Bewerbungsunterlagen in einem Bewerberpool speichern und für die Besetzung weiterer, zu Ihrem Profil passender Stellen innerhalb der Unternehmensgruppe der Stiftung Berufliche Bildung heranziehen. Ohne Ihre vorherige Einwilligung erfolgt keine Berücksichtigung Ihrer Bewerbungsunterlagen für andere Stellen oder andere Gesellschaften und keine Speicherung Ihrer Bewerbungsunterlagen in einem Bewerberpool. Eine Verweigerung oder ein Widerruf der Einwilligung berührt das laufende Bewerbungsverfahren für die konkret angestrebte Stelle nicht. 

2. Rechtsgrundlagen 

a) Durchführung des Bewerbungsverfahrens (konkrete Stelle) 

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit.  b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG. Dies umfasst insbesondere die Prüfung Ihrer Eignung, Qualifikation und beruflichen Vorerfahrungen für die vakante Stelle. Soweit dies erforderlich ist, verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen (z. B. Verteidigung gegen geltend gemachte Rechtsansprüche, insbesondere aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz – AGG). 

Soweit Sie uns im Bewerbungsverfahren besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) mitteilen, verarbeiten wir diese nur, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses sowie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG). 

b) Bewerberpool / weitere Stellen innerhalb der Unternehmensgruppe (Einwilligung) 

Rechtsgrundlage für die weitergehende Speicherung, Nutzung und Weitergabe Ihrer Bewerbungsunterlagen für weitere, zu Ihrem Profil passende Stellen innerhalb der Unternehmensgruppe ist Ihre freiwillige Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG). 

Sie ist weder Voraussetzung für die Teilnahme am laufenden Bewerbungsverfahren noch für zukünftige Bewerbungen. Eine Nicht‑Erteilung oder ein späterer Widerruf Ihrer Einwilligung hat daher keine Auswirkungen auf aktuelle oder zukünftige Bewerbungsverfahren. 

3. Umfang der verarbeiteten personenbezogenen Daten 

Je nach Bewerbung und ggf. erteilter Einwilligung verarbeiten wir insbesondere: 

• Stammdaten (z. B. Name, Kontaktdaten)
• Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikations und Weiterbildungsnachweise)
• Kommunikationsdaten im Bewerbungsprozess 
• Gesprächs und Interviewnotizen 
• Angaben zu Einsatzwünschen, Verfügbarkeit und Qualifikationsprofilen 

Eine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erfolgt nur in den gesetzlich zugelassenen Fällen und nur, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. 

4. Empfänger der Daten 

Ihre Bewerbungsunterlagen werden innerhalb der nachfolgend aufgeführten Unternehmen der Unternehmensgruppe der Stiftung Berufliche Bildung verarbeitet, 

• soweit dies zur Entscheidung über die von Ihnen konkret angestrebte Stelle erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG), und
• nur dann auch für weitere, zu Ihrem Profil passende Stellen, wenn Sie uns hierfür zuvor gesondert Ihre Einwilligung erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG):
• Stiftung Berufliche Bildung 
• KOM gemeinnützige Gesellschaft für berufliche Kompetenzentwicklung mbH 
• Jugendbildung Hamburg gGmbH 
• quatraCare Gesundheitsakademie Hamburg gGmbH 
• Jugend in Arbeit Hamburg gGmbH 
• SBB Kompetenz Hamburg gGmbH 
• SBB Kompetenz Nord gGmbH 
• zwei P PLAN:PERSONAL gGmbH 
• Complete Personalmanagement GmbH 
• Complete Dienstleistung GmbH 
• si! soziales & innovation gGmbH 
• MySchool gGmbH 
• Plan B gGmbH 
• SBB Produktionsschule gGmbH 
• SBB Studienakademie Berlin gGmbH 
• Berufsakademie Nord GmbH 
• CKG CampusKontor GmbH 
• Akademie für Beruf und Karriere GmbH 
• BALU – Beschäftigung, Arbeit, Lernen und Unterstützung gGmbH 
• KoALA – Kooperation Arbeiten, Lernen und Ausbildung Hamburg gGmbH 
• Ambulante Pflege KoALA gGmbH 
• Fremdsprachen-Institut Colón GmbH & Co. KG 

Der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten ist dabei jeweils auf diejenigen Personen beschränkt, die unmittelbar mit der Besetzung der betreffenden Stelle befasst sind (z. B. Mitarbeitende aus dem Recruiting, Fach und Bereichsleitungen, Geschäftsführungen, zuständige Betriebsräte). 

Soweit die Stiftung Berufliche Bildung Ihre Bewerbungsunterlagen an ein anderes Unternehmen der Unternehmensgruppe weiterleitet, erfolgt dies zur Durchführung des dortigen Bewerbungsverfahrens für die betreffende Stelle. Die Stiftung Berufliche Bildung ist insoweit Verantwortliche für den zentral gesteuerten Teil des Bewerbungsverfahrens (Einzelheiten siehe Ziffer 10). Das jeweils empfangende Unternehmen ist ab der Weiterleitung eigenständig Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für das dortige Bewerbungsverfahren und für die weitere Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des konkreten Bewerbungsverfahrens. Die Stiftung Berufliche Bildung erhält von den jeweils zuständigen Unternehmen der Gruppe regelmäßig Informationen zum Stand des dortigen Bewerbungsverfahrens (z. B. Absagen, Einladungen zu Vorstellungsgesprächen, Einstellungen und Schließung der Stelle). Diese Statusinformationen dienen der Koordination des zentral gesteuerten Teils des Bewerbungsverfahrens, begründen jedoch keine Verantwortlichkeit der Stiftung Berufliche Bildung für die interne Datenverarbeitung in den jeweiligen Unternehmen der SBB-Gruppe. 

Ihre Betroffenenrechte nach Ziffer 8. können Sie gegenüber der Stiftung Berufliche Bildung für den zentralen Teil des Bewerbungsverfahrens und gegenüber dem jeweiligen Unternehmen geltend machen, das Ihre personenbezogenen Daten für die konkrete Stelle verarbeitet. 

Daneben erhalten von uns eingesetzte Dienstleister (z. B. IT‑Dienstleister, Anbieter von Bewerbermanagementsystemen) im Rahmen von Auftragsverarbeitungen gemäß Art. 28 DSGVO Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Diese Dienstleister sind vertraglich zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben verpflichtet. 

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland (außerhalb der EU/des EWR) oder an eine internationale Organisation findet nicht statt. Sollte ausnahmsweise eine solche Übermittlung erforderlich werden, werden wir Sie hierüber vorab gesondert informieren und – sofern erforderlich – geeignete Garantien nach Kapitel V DSGVO sicherstellen. 

5. Speicherdauer 

Ihre Bewerbungsunterlagen werden im Verantwortungsbereich der Stiftung Berufliche Bildung grundsätzlich für einen Zeitraum von 6 Monaten nach Abschluss des jeweiligen Bewerbungsverfahrens gespeichert. Als „Abschluss“ gilt regelmäßig der Zugang der Entscheidung über Ihre Bewerbung (Zu‑ oder Absage) bei Ihnen. 

Nach Ablauf dieses Zeitraums erfolgt bei der Stiftung Berufliche Bildung eine automatische Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder sonstigen rechtlichen Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen. Eine darüberhinausgehende Speicherung durch die Stiftung Berufliche Bildung kann insbesondere dann erfolgen, wenn dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (z. B. nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz – AGG) erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die empfangenden Unternehmen der SBB‑Gruppe speichern und verarbeiten die von der Stiftung Berufliche Bildung weitergeleiteten Bewerberdaten im Rahmen ihrer eigenen Verantwortlichkeit. Für die Speicherdauer gelten die jeweiligen Regelungen dieser Unternehmen und deren Datenschutzhinweise. Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einer Einstellung, werden die für das Beschäftigungsverhältnis relevanten Bewerbungsunterlagen in die Personalakte übernommen und dort auf Grundlage separater Datenschutzhinweise für Beschäftigte weiterverarbeitet. 

Für den Bewerberpool gilt ergänzend: Sofern Sie in die Aufnahme in einen Bewerberpool und die Berücksichtigung für weitere Stellen innerhalb der Unternehmensgruppe eingewilligt haben, speichern wir Ihre Bewerbungsdaten für diesen Zweck für einen Zeitraum von 12 Monaten ab Erteilung der Einwilligung. Vor Ablauf dieses Zeitraums können wir Sie zur Erneuerung Ihrer Einwilligung kontaktieren. Erfolgt keine erneute Einwilligung, werden Ihre Daten aus dem Bewerberpool gelöscht, sofern und soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden berechtigten Interessen – insbesondere zur Rechtsverteidigung – entgegenstehen. Sofern Sie Ihre Einwilligung zur Aufnahme in den Bewerberpool vor Ablauf der Speicherdauer widerrufen, werden Ihre Daten für diese Zwecke unverzüglich gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder überwiegenden berechtigten Interessen entgegenstehen. 

6. Freiwilligkeit der Einwilligung 

Die Einwilligung in die Aufnahme in den Bewerberpool sowie die Berücksichtigung für weitere Stellen innerhalb der Unternehmensgruppe ist vollständig freiwillig. 

Eine Nicht‑Erteilung oder ein Widerruf der Einwilligung hat keine negativen Auswirkungen auf das laufende oder zukünftige Bewerbungsverfahren. Ihre Chancen im jeweiligen Auswahlprozess bleiben hiervon unberührt. 

7. Widerrufsrecht bei Einwilligungen 

Sie können Ihre erteilte Einwilligung jederzeit gemäß Art. 7 Absatz 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. 

Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht berührt. 

Der Widerruf kann formfrei erfolgen, z. B. per E-Mail, und sollte möglichst gerichtet werden an: datenwiderruf(at)sbb-gruppe.de 

Bitte geben Sie in Ihrem Widerruf Ihren Vor- und Nachnamen sowie – sofern bekannt – die Stellenkennziffer Ihrer Bewerbung an, um eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen. 

8. Betroffenenrechte 

Ihnen stehen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu: 

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) 
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) 
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) 
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) 
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) 
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO) 

Sie können diese Rechte sowohl gegenüber der Stiftung Berufliche Bildung (für den zentral gesteuerten Teil des Bewerbungsverfahrens) als auch gegenüber dem jeweiligen Unternehmen geltend machen, das Ihre Daten im Rahmen eines dortigen Bewerbungsverfahrens verarbeitet. 

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung 

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nicht statt. 

10. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten / Beschwerderecht 

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten im zentral gesteuerten Teil des Bewerbungsverfahrens ist die: 

Stiftung Berufliche Bildung 
vertreten durch den Vorstand Olaf Vavros 
Mühlendamm 61 
22087 Hamburg 

Telefon: +49 (0)40 21 112 – 200 
Fax: +49 (0)40 21 112 – 111 
E-Mail: info(at)stiftung-berufliche-bildung.de

Die Verantwortung der Stiftung Berufliche Bildung umfasst insbesondere die von ihr gesteuerten zentralen Schritte des Bewerbungsverfahrens (Ausschreibung, Entgegennahme und Sichtung der Bewerbungen, Vorauswahl, Korrespondenz sowie Weiterleitung Ihrer Bewerbungsunterlagen an das zuständige Unternehmen). Ab der Weiterleitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das jeweils zuständige Unternehmen der SBB‑Gruppe eigenständig Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für das dortige Bewerbungsverfahren und für die weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren.  

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten: 

Dr. Ralf C. Güstel 
Gem.DataSecure GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 
Weidestraße 134 
22083 Hamburg 

E-Mail: datenschutz(at)gem-gruppe.de 
Internet: www.gem-gruppe.de

Beschwerderecht 

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG). Unabhängig davon können Sie sich auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.